Cách lấy file scan từ máy photo Ricoh không quá khó và bạn có thể thực hiện tại nhà. Cần tiến hành cài đặt trên máy tính và làm quen với giao diện của máy scan.
Scan là một trong những chức năng rất có ích của máy Ricoh giúp người sử dụng xử lý nhanh công việc và lưu giữ những hồ sơ quan trọng. Thông thường chức năng scan sẽ được tích hợp chung với máy photocopy nhưng không ít người chưa tận dụng được một cách triệt để. Hiểu được điều đó, Nhất Thiên Tân xin chia sẻ cùng bạn cách lấy file scan từ máy photo Ricoh giúp tăng hiệu quả trong công việc.
Một vài thuật ngữ cần nắm
Trước khi thực hiện được việc cài đặt máy scan, tạo thư mục kết nối máy in,…chúng ta cần làm quen với một số thuật ngữ chuyên ngành. Hiểu được thuật ngữ giúp sử dụng máy dễ dàng hơn và tận dụng tối đa các chức năng. Cụ thể:
Scan to Folder
Ý muốn nhắc đến việc, hồ sơ sau khi được scan xong sẽ chuyển đến một thư mục (folder) đã mặc định từ trước trên máy tính của bạn. Điều này giúp bạn dễ dàng quản lý tài liệu hơn và có thể chia sẻ tài liệu cùng những người liên quan nhanh chóng.
Local Network
Local Network là mạng nội bộ được kết nối trong hệ thống có phạm vi nhỏ, giúp các máy có thể nhìn thấy nhau để thuận tiện cho công việc. Đối với mô hình doanh nghiệp nhỏ, công ty, tổ chức nhỏ rất hay sử dụng hình thức kết nối này, và với máy scan Ricoh hình thức kết nối này rất phổ biến.
Permission to access Folder
Được dịch theo nghĩa tiếng Việt tức là “cho phép truy cập vào thư mục”, nói rõ hơn, khi chọn lệnh này tức bạn đã cho phép users quyền tiến vào file scan đã cài đặt sẵn từ trước.
User Authentication
Tài khoản xác thực người sử dụng đã đăng ký trên website quản lý nội bộ của máy photocopy cho mỗi tài khoản riêng.
Path
Đường dẫn kết nối từ máy photocopy Ricoh và máy tính. Cài đặt Path là bước quan trọng không thể bỏ qua trong quá trình cài tính năng scan trên máy tính.
User Name
Chỉ tên người sử dụng từng User trên máy tính
Cách lấy file scan từ máy photocopy Ricoh
Cài đặt trên máy tính
Cài đặt tính năng scan trên máy tính không khó, điều phức tạp là bạn cần thực hiện nhiều thao tác và cần chú ý để tránh bỏ sót một trong số chúng. Do đó, chỉ cần cẩn thận một chút bạn vẫn có thể tự thực hiện kết nối mà không cần nhờ đến nhân viên hỗ trợ. Cụ thể:
Tạo Folder
Folder được tạo trong ổ đĩa bạn hay sử dụng, sao cho phù hợp với công việc. Bật tính năng chia sẻ và thiết lập full quyền cho folder đó để dễ dàng sử dụng mà không bị hạn chế về sau.
Tắt Windows Firewall
Trước khi kết nối, bạn cần tắt Windows Firewall bằng cách vào biểu tượng Start cuối màn hình, chọn Control Panel, nhấp vào Windows Firewall và chọn Turn Off.
Đăng nhập trình duyệt web
Vào trình duyệt web bằng địa chỉ IP và đăng nhập các thông tin cần thiết, chọn “Address Book” sau đó nhấp vào “Add User”. Tiếp tục nhập vào tên người dùng (Name) và ô Key Display (có thể chọn tên bất kỳ đều được). Trong mục “Folder Authentication” nhập thêm tên tài khoản và mật khẩu vào (bạn có thể bỏ qua mật khẩu nếu không cài đặt).
Cài đường Path
Điều cuối cùng cần làm trên máy tính chính là cài đường dẫn từ máy Ricoh đến vị trí Folder Scan và lưu lại thao tác vừa thực hiện (Save and Add Another).
Các thao tác cần thực hiện trên máy Ricoh
Sau khi hoàn tất quá trình cài đặt trên máy tính, bạn có thể thực hiện scan theo chỉ dẫn sau tại giao diện của máy scan Ricoh. Cụ thể:
-
-
- Để tạo file scan bạn cần để văn bản đúng khay sau đó chọn lệnh “scanner”, Store File” và “Store Only”.
- Đổi tên File để dễ phân biệt sau đó chọn “OK” để tiến hành scan.
-
Bên cạnh đó bạn cũng có thể thay đổi một số mặc định của máy như sau trong nút “Scan Setting” như:
-
-
- Chọn chế độ “Full color” để scan màu thay vì scan trắng đen như mặc định đối với những dòng máy có hỗ trợ scan màu. Trong trường hợp muốn scan trắng đen bạn có thể vào lại và bỏ chọn mục trên.
- Nhấp vào Original Feed Type” sau đó chọn “1 Sided Original” nếu bạn muốn tài liệu được scan trên một mặt duy nhất
- Nhấp vào “Original Feed Type” sau đó chọn “2 Sided Original”: nếu bạn muốn scan cả hai mặt của tài liệu.
- Chọn “Single Page” khi bạn muốn Scan mỗi trang thành 1 file và nhấp vào “Multi Page” để thực hiện điều ngược lại, mỗi file gồm nhiều trang.
-
Lời kết
Như vậy, chúng ta đã nắm được thế nào là cách lấy file scan từ máy photocopy Ricoh về máy tính. Để chắc chắn rằng mình cài đặt thành công, bạn nên tiến hành scan thử một vài văn bản để thực hành. Có thể nói, việc sử dụng một chiếc máy photocopy Ricoh kết hợp nhiều chức năng giúp bạn tiết kiệm chi phí văn phòng nhiều hơn và tạo sự thuận lợi trong công việc. Liên hệ ngay Nhất Thiên Tân để được giới thiệu chi tiết hơn về các dòng máy Ricoh.
Các thao tác cần thực hiện trên máy Ricoh
-
-
- Công ty TNHH Nhất Thiên Tân
- Địa chỉ: 18 Trần Quang Diệu, Sơn Trà, Đà Nẵng
- Email: anhlv@nhatthientan.com
- Số điện thoại: 0911 411 479
- Website: https://www.nhatthientan.com/
-